Prejudices about Productivity

von Alex, Tags: email kommunikation konzept organisation prioritäten produktivität

Manchmal hört man von Leuten, die selbst schon längst erfolgreich sind, oder mitten im Berufsleben stehen einige sogenannte Tips. Oft gekoppelt mit dem Kopfschütteln, warum man nicht gleich so arbeitet wie es “richtig” wäre. Hier ein paar dieser Vorurteile die anscheinend weitverbreitet sind.

Vorurteil 1: Man kommt Organisiert zur Welt

Es heißt zwar “A star is born” aber auch Selbstmanagement muss man erlernen. Dazu ist es wichtig eine Reihe von Fertigkeiten sich anzueignen, z.B. strukturierte Arbeitsweise oder vorrausschauende Aufgabeneinteilung. Manche Menchen lernen diese Fähigkeiten intuitiv und durch das Leben. Manche müssen sie hart erarbeiten.

Vorurteil 2: Ich kann die Flut nicht Stoppen

Mehrere hundert Mails am Tag, Telefonanrufe, Meetings, Konferenzen, Besprechungen. Wo soll man da noch arbeiten, denken viele.

Die Terminwut lässt sich stoppen, wenn man einige Dinge beachtet. Oft hilft es einfach zurückzuschreiben, bei überflüssiger Information, die einem gesendet wird, mit der freundlichen Bitte in Zukunft nichts mehr zu erhalten. Funktioniert natürlich nur bei geschäftsinterner Mail. Oder einfach nur alle 2 Stunden Mails abholen, es hilft oft enorm, wenn festgestellt wird, dass einfach langsamer geantwortet wird. Wer sich schnell meldet, bei dem wird auch in Zukunft erwartet dass das so bleibt.

Trifft auch auf Telefonanrufe zu. Wenn wichtige Arbeit zu erledigen ist, hat diese selbstverständlich auch vorrang.

Vorurteil 3: Ich habe keine Zeit meine Prioritäten festzulegen

Tatsächlich hat man keine Zeit die Prioritäten nicht festzulegen, wenn man verantwortlich arbeiten will und sogar für Mitarbeiter verantwortlich ist. Der Verlust an Zeit den man dadurch erleidet kann an anderer Stelle von entscheidender Bedeutung sein.

Einmal wöchentlich mindestens ist es notwendig, Prioritäten festzulegen, sich darüber klarzuwerden, was Vorrang hat und was nicht so dringend ist, und danach seine Aufgaben festzulegen. Man sollte es so betrachten als ob man zum Vorgesetzten zu einem Gespräch müsste. Dort muss man auch vorbereitet sein, egal ob man im Moment zu tun hat.

Dabei zählt es, die wichtigsten Dinge aufzulisten für die man persönlich verantwortlich ist, sowohl im Berufs- als auch im Privatleben.

Vorurteil 4: Nimm es nur einmal in die Hand

Viele Ratgeber schlagen das vor. Tatsächlich spart es Zeit, aber im Berufsleben ist es einfach unrealistisch anzunehmen dass alles mit nur einer Aktion erledigt wäre. Umformuliert und verbessert müsste es heißen:

Sorge dafür dass Du die selbe Arbeit möglichst nicht zweimal machst.

In einer großen Anzahl an Fällen ist es der Computer der uns doppelte Arbeit ersparen kann. Aber oft ist es einfach notwendig die selben Schritte zu wiederholen, z.B. bei Qualitätsüberprüfungen, Sicherheitsmaßnahmen, strukturierten oder vorgegebenen Prozessen, Training etc.

Vorurteil 5: Das richtige Werkzeug, und alles geht von allein

Schon wieder eine Legende, welche oft bei Seminaren erwähnt wird. Dabei sind vor allem Verkaufsveranstaltungen von Terminplanern eine ganz üble Sache, da sie sich oft als “Organisationsseminare” tarnen. Wer einmal so ein Seminar besucht hat, weiß, es hilft nur etwas, wenn es tatsächlich dem eigenen Charakter entspricht.

Manche Werkzeuge offenbaren ihre Wirkung auch erst nach einiger Übung im Umgang mit ihnen. Wer Werkzeuge immer auf die gleiche Weise benutzt, wird auch immer schneller im Umgang mit ihnen. Ein Beispiel wäre ein Notizbuch nur für ein Thema zu benutzen. Wer dann nach diesem Thema sucht, findet auch viel schneller das entsprechende.

Vorurteil 6: Ich finde alles in meinen Stapeln

Wem ist nicht schonmal ein kauziger Zeitgenosse im Fernsehen begegnet, der hinter wahren Stapeln von Papier sitzt, und genau weiß, wo was liegt. Dass solche netten Menschen meistens ein erhebliches Alter besitzen kommt nicht von ungefähr. Archivare arbeiten oft ihr ganzes Leben am selben Archiv, und da kann es durchaus sein, dass sie genau wissen was wo liegt.

Im Berufsleben sollte man solche Experimente hingegen nicht unbedingt ausprobieren, es ist viel effektiver auf solche Stapel zu verzichten und ein ordentliches System sich zuzulegen. Nicht dass Archivare kein System hätten. Wer ein System hat, verhindert auch dass die selben Dinge mehrmals abgelegt werden.