Project Management and Webdesign

von Alex, Tags: design management organisation produktivität projekt web

Viele denken, Projektmanagement wäre besonders im Webdesign am schwersten. Kreative Köpfe mit leichten Eigenheiten, nur am Geld interessierte Investoren, Designverantwortliche unter Zeitdruck, Layouter, Texter, Kunden, Marketing… Da gerät selbst der ruhigste Mensch mal ins schwitzen.

Nicht sehr schwer vorzustellen das daraus die DOTCOM-Krise entstanden ist. Zu viele Versprechungen, zu wenig reales Wissen – und zu guter letzt auch miserables Projektmanagement.

Selbst ich musste auf die ein oder andere Weise lernen was funktioniert und was nicht.

Der Auftrag

Am Anfang steht ein Auftrag. Gute Webdesigner begehen nie den Fehler und legen einfach nach Auftragseingang los. In aller Regel sollte man auch bei Folgeaufträgen in einem persönlichen Gespräch klären, was die Erwartungen sind, welche Zielgruppe angesprochen werden soll, welche finanziellen Vorstellungen der Auftraggeber hat und ob es einen festen Abschlusstermin gibt. Oft ist die Meinung vertreten, dass ein Telefongespräch ausreichen würde. Aus persönlichen Gesten, Stimmungen und eben den nicht ausgesprochenen Worten lassen sich viele Dinge viel klarer ablesen und mit verschwendeter Zeit und Fehlinvestitionen ist niemand gedient.

An dieser Stelle sei nochmal betont, jeder Kundenwunsch ist wichtig. Es ist nicht zu unterschätzen wie sehr individuelle Lösungen einen Erfolg ausmachen können. Oft führen gerade individuelle Designs zu Empfehlungen.

Der richtige Start

Mehrere Faktoren bestimmen beim Webdesign klar den Erfolg.

• Budget
• Wissen
• Zeitrahmen
• Mitarbeiter

Außerdem die Fähigkeiten und Voraussetzungen:

• Erwartungen
• Kommunikation
• Planung

Die Planung

Um eine gute Planung festlegen zu können, muss man seine Leute, sein eigenes Wissen und das der Mitarbeiter und den Zeitrahmen kennen. Wer hier schon Fehler begeht, wird sie später nur schwer ausbügeln können.

Klare Ziele, gute Aufgabeneinteilung und ständige Überprüfung der Zwischenziele, welche man sich unbedingt setzen sollte, verhindern die eine oder andere Bauchlandung oder ein böses Erwachen.

Dazu ist es auch wichtig den richtigen Mitarbeitern die richtigen Aufgaben zu geben, und sie zu den richtigen Teams zusammenzustellen. Es hilft durchaus gegensätzliche Charaktere in ein Team zu stecken. Ein hervorragender Grafiker mit leichter Terminschwäche, ein ordentlicher HTML-Programmierer, ein kreativer Texter, und ein streng am Terminplan orientierter Layout-Designer haben sicher gute Chancen ein gutes Ergebnis zu erzielen wenn man versucht die Reibungspunkte zu entspannen.

Kontrolle ist gut, wie schon oben angegeben, um das jeweilige Ziel nicht zu verfehlen. Aber Kontrolle bis ins kleinste Detail zerstört jeden kreativen Prozess.

Termine sind wichtig. Was aber immer wieder gerne vergessen wird, auch Auftraggeber sollten sich an Terminabsprachen halten. Wer nicht im Anfangsgespräch klar gemacht hat, dass beim versäumen von gemeinsamen Terminen Verzögerungen zustande kommen, kommt leicht ins schwimmen.

Die Kommunikation

Klare und vor allem zuverlässige Kommunikation hilft oft, die eine oder andere Hürde zu umschiffen. Wer jede Woche sich einmal mit einer Mail oder einem Telefonat beim Auftraggeber zum Fortlauf des Projekts meldet, wird erstaunt sein wie viel das bewirken kann. Projektmanager sollten aber nie den Fehler machen teaminterne Probleme nach außen zu tragen, denn das macht angreifbar und wirkt schwer unorganisiert.

Auf der anderen Seite steht das ehrliche Ansprechen von Problemen die auftreten, Verzögerungen, verfehlte Erwartungen niemals in Konkurrenz zu dem Erfolg eines Projektes. Wer ehrlich ist, wird auch ehrliche Antworten bekommen.

Unterbrechungen

Man sollte immer mit Unterbrechungen rechnen. Es sei hier nur das Beispiel eines Marketingchefs genannt, dem die Schriftarten für die gesamte Webseite nicht gefielen, und dem ein flexibler Webdesigner mitten in der Produktpräsentation durch ändern des Stylesheets in einer Zeit von 5 Minuten die gesamte Webseite umstellte. Beeindruckt von dieser Reaktionsschnelligkeit erhielt der Webdesigner eine höhere Vergütung als ursprünglich vereinbart.

Flexibilität ist eine Grundvoraussetzung beim Webdesign. Wer nicht flexibel programmiert, ein starres Layout hat, oder nicht flexibel auf Kundenwünsche reagieren kann, wird es schwer haben weiterempfohlen zu werden.

Werkzeuge

Es gibt immer noch Designer bei denen sich die Haare zu Berge stellen wenn sie eine Pinnwand oder eine Magnetwand sehen und lieber ein Computer bevorzugen. Jedes Team sollte natürlich seine eigenen Werkzeuge zum Projektmanagement finden. Aber je einfacher sich Dinge Darstellen lassen, neu anordnen lassen und für alle einfach zugänglich sind, desto besser ist das Planungsergebnis.

Dokumentation

Wenig ordentliche Designer denken, man kann auf Dokumentation verzichten. Dazu ein weiteres Beispiel. Ein Kunde ruft nach 1 1/2 Jahren an und möchte zur bestehenden Webseite eine Ergänzung. Er war hochzufrieden, und möchte dem Unternehmen dem er seine bisher gute Erfahrung mit der Homepage zu verdanken hat, gerne einen neuen Auftrag erteilen. Jeder der eine gute Dokumentation betreibt weiß, was diese in der Situation wert ist. Wer in einer Zeitspanne von 5 Minuten auf seine vergangenen Kunden und ihre Wünsche zugreifen kann, wird erstaunt sein, wie sehr sowas beeindrucken kann.

Die Produktpräsentation

Wer es sich leisten kann, zu seinem Auftraggeber zu fahren, und persönlich das Produkt zu präsentieren sollte in keinem Fall darauf verzichten. Wer schon einmal einen Webdesigner erlebt hat, der lieblos eine Mail mit einer Zip-Datei und den Design-Entwürfen seine Arbeit abgegeben hat, weiß sicher warum.

Eine gute Übergabe beinhaltet auch die Einweisung der IT oder des jeweiligen Verantwortlichen in die Arbeitsunterlagen. Denn der muss in der Folgezeit mit dem erarbeiteten Projekt ja die Arbeit fortsetzen. Jeder Maschinenbauer würde nämlich auch die Mitarbeiter seines Auftraggebers einweisen, wenn er etwas auf sich hält.

Zusammenfassung

Der Gesamteindruck bei jedem einzelnen Kunden entscheidet über die zukünftige Auftragslage. Gerade ganz kleine Teams und sehr große übersehen diesen Punkt gerne. Auf jeden Fall sollte sichergestellt werden dass an ein Design gestellte Erwartungen auch erfüllt werden, denn nichts ist so auswechselbar, wie ein schlechter Webdesigner. Qualitativ gute und hochwertige Arbeit selbst unter Zeitdruck hinterlässt immer einen nachhaltigen Eindruck.